Ansvarlig leverandørstyring

For at du som virksomhed er samfundsansvarlig, skal du også stille krav til dine leverandører. Det kan du gøre gennem dialog eller ved at tilføje dine krav til eksisterende eller nye skriftlige kontrakter. Brug altid REGA-sekretariatet til rådgivning om, hvordan du bedst griber opgaven an i din virksomhed.

Disse dokumenter kan være en hjælp til dit arbejde med ansvarlig leverandørstyring. Kort sagt skal du stille krav til dine leverandører om, at de gør det samme som dig, nemlig implementerer retningslinjerne for samfundsansvar (FN og OECD’s retningslinjer). Din leverandør skal altså vise dig:

  • at de har en politik for samfundsansvar
  • at de laver indvirkningsanalyser og dermed tager stilling til alle dele af deres forretning
  • at de sætter sig mål for forbedringer
  • at de inddrager deres medarbejdere
  • at de kommunikerer om deres arbejde
  • og at de også vil stille krav til deres leverandører

Når du skal i dialog med dine leverandører, kan du bruge disse dokumenter. Klik på de enkelte emner herunder for at få en introduktion til, hvordan de hver især kan bruges.

  • A. Code of Conduct (CoC)
  • B. Kontraktklausuler/E-mail
  • C. Frequently Asked Questions (FAQ)
  • D. Issue Management Plan

Her finder du information og skabeloner til ovenstående dokumenter. For at redigere i dokumenterne skal du downloade og gemme dem på din egen computer. 

Introduktion til ansvarlig leverandørstyring

Code of Conduct og Q&A til denne

Code of Conduct (CoC) er et overordnet dokument, du kan bruge, når du skal fortælle dine leverandører, at du forventer, at de arbejder med samfundsansvar. Code of Conduct’en bruges som et tillæg til den kontrakt, du har med en leverandør. Hvor din kontrakt beskriver almindelig juridiske forhold, som fx priser og tidspunkter på leverancer, beskriver CoC’en de krav, du stiller til din leverandør, når det kommer til samfundsansvar. Har du ikke en kontrakt med en leverandør, men i stedet en mundtlig aftale, kan du stadig fremsende Code of Conduct’en som et tillæg til aftalen. Du kan vælge at fremsende CoC’en som et tillæg til den specifikke kontrakt eller aftale. Du kan også lægge en CoC på din hjemmeside og henvise til denne, når du taler med dine leverandører.

CoC’en er et generelt dokument, som du kan bruge til alle dine leverandører. Du kan derfor vælge at bruge én CoC til alle leverandører, men du kan med fordel bruge forskellige versioner afhængigt af størrelsen på din leverandørs virksomhed. Her er tre forskellige versioner, som er målrettet hhv. små virksomheder, mellemstore virksomheder og store virksomheder.

Der stilles forskellige krav til de forskellige typer af virksomheder, og derfor kan du fx ikke bruge den CoC, der er målrettet små virksomheder, når du har med større virksomheder at gøre. Vælger du at bruge én CoC til alle leverandører og vælger du at lægge en version på hjemmesiden, skal du bruge den, der er målrettet store virksomheder.

Her er en Q&A, dvs. et dokument med typiske spørgsmål og svar ift. hvad ansvarlig leverandørstyring betyder og hvad der egentlig står i Code of Conduct’en. Q&A er opdelt i spørgsmål og svar til intern brug, som er rettet mod de medarbejdere, der skal sidde med arbejdet i din virksomhed, og til ekstern brug, som er svar, du kan give til dine leverandører, når de spørger ind til, hvad CoC’en betyder.

Leverandørkontrakt

Her er en skabelon på en leverandørkontrakt, som du kan tage udgangspunkt i, hvis du selv skal formulere en kontrakt til dit samarbejde med en leverandør.

Kontraktklausuler

Når du indgår en ny kontrakt med en leverandør, bør du sikre, at leverandøren kender til dine krav, når det kommer til samfundsansvar. De skal kende til Code of Conduct’en. Den nemmeste måde at gøre dette på, er ved at inkludere information om det i kontrakten.

Her er tre forskellige formater, du kan gøre brug af. Hvilket format, du skal vælge, afhænger af din leverandør og din relation til denne. Spørg REGA-sekretariatet, hvis du er i tvivl.

  • Denne tekst kan du kopiere direkte ind i en kontrakt med en leverandør. Denne tekst er temmelig omfattede, og hvis du vælger at bruge denne direkte i din kontrakt, behøver du ikke også at fremsende en Code of Conduct.
  • Denne tekst kan du kopiere direkte ind i en kontrakt med en leverandør. Teksten her er ikke så omfattende, og det er derfor nødvendigt, at du også fremsender en Code of Conduct.
  • Denne tekst kan du kopiere direkte ind i en kontrakt med en leverandør. Teksten er helt kort, og det er derfor nødvendigt, at du også fremsender en Code of Conduct.

Eksempel på e-mail

Her er et eksempel på, hvad du kan skrive i en e-mail til en leverandør, hvis du gerne vil stille krav til samfundsansvar, men ikke har en kontrakt, du kan skrive kravet ind i. Husk at vedhæfte Code of Conduct med denne e-mail.

Issue Management Plan

Står din virksomhed over for en helt bestemt udfordring hos en leverandør eller længere ude i værdikæden? Og er din virksomhed blevet kontaktet af en journalist, NGO eller andre?

Så kan du bruge denne Issue Management Plan til at guide dig ift., hvordan du bør håndtere den udfordring. Den vejleder trin for trin, hvordan du skal håndtere væsentlige negative indvirkninger i værdikæden. Husk, at du altid kan tage fat i REGA-sekretariatet for rådgivning.

Tilbage til oversigten

Menneskerettigheder

Social bæredygtighed omfatter respekt for menneskerettighederne. Her kan du læse mere om, hvad det betyder for restaurationsbranchen.

Læs mere her

Miljø

Miljømæssig bæredygtighed handler om at reducere påvirkning af miljø og klima. Her kan du læse mere om, hvad det betyder for restaurationsbranchen.

Læs mere her

Antikorruption

Økonomisk bæredygtighed indebærer et fokus på fair forretning. Her kan du læse mere om, hvad det betyder for restaurationsbranchen.

Læs mere her